Personvernerklæring

Medietilsynet skal sørge for at virksomhetenes behandling av personopplysninger er i tråd med personopplysningsloven og EUs forordning for personvern (GDPR). Formålet med personvernreglene er å beskytte borgerne mot at personvernet blir krenket når personopplysninger behandles. I denne personvernerklæringen kan du lese om hvilke personopplysninger Medietilsynet er behandlingsansvarlig for.

Innledning

En personopplysning er enhver opplysning og vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson. Typiske personopplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer, men det kan også være annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. Et bilde regnes som en personopplysning dersom personer kan gjenkjennes, og lydopptak kan også være personopplysninger selv om ingen navn blir nevnt i innspillingen. Opplysninger om atferdsmønstre er også regnet som personopplysninger, for eksempel hvilke butikker du besøker eller hvor du fysisk beveger deg i løpet av en dag.

Særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) er opplysninger om politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, medlemskap i fagforeninger, helseforhold, rasemessig eller etnisk bakgrunn, seksuelle forhold, eller at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling. Biometri, slik som fingeravtrykk, irismønster og hodeform (for ansiktsgjenkjenning) er også sensitive personopplysninger. Det gjelder strengere regler for behandling av sensitive personopplysninger ved at det må foreligge et særskilt grunnlag for å kunne behandle denne typen opplysninger.

Formålet med bruk av personopplysninger skal være klart definert slik at det ikke er tvil om hva opplysningene skal brukes til. Personopplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for formålet de ble innhentet for.

Personvernombud

Medietilsynet har et personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter etter personvernregelverket overfor Medietilsynet. Personvernombudet har taushetsplikt. Personvernombudet kan kontaktes her: pvo@medietilsynet.no.

Behandlingsansvar

Medietilsynet er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og hvilke virkemidler som skal benyttes. Behandling vil her si enhver bruk av personopplysninger, også bruk som er automatisert. I det følgende kan du lese mer om behandlingen av de personopplysningene Medietilsynet er behandlingsansvarlig for.

Når samler Medietilsynet inn personopplysninger?

Medietilsynet behandler i hovedsak personopplysninger når:

Du har sendt oss en søknad, klage eller en annen henvendelse
Du har bedt om innsyn i et dokument etter offentlighetsloven
Du deltar i barne- eller ungdomspanel
Opplysninger om deg kommer frem i en tilsynssak
Du har meldt deg på et arrangement hos oss
Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
Du har søkt jobb hos oss
Du har bestilt veiledningsmateriell
Du er journalist og har tatt kontakt med oss
Du besøker vår hjemmeside www.medietilsynet.no
Du deltar i en undersøkelse Medietilsynet gjennomfører

Vi kan også motta personopplysninger når:

Vi har bedt en virksomhet om en redegjørelse og personopplysninger kommer frem i redegjørelsen
En avviksmelding inneholder opplysninger om deg
Et tips eller en veiledningssak inneholder opplysninger om deg
Vi mottar opplysninger om deg fra et annet myndighetsorgan
En jobbsøker har oppgitt deg som referanse

Medietilsynet benytter eksterne leverandører på ulike områder, blant annet til drift og vedlikehold av våre interne IT-tjenester, og til arkivtjenester. Medietilsynet har databehandleravtaler med eksterne leverandører som behandler personopplysninger på tilsynets vegne. Disse avtalene regulerer at behandling av personopplysninger er i tråd med gjeldende personvernlovning.

Behandling av personopplysninger på www.medietilsynet.no

Behandling av personopplysninger i forbindelse med drift av Medietilsynets nettsted, lagres på Medietilsynets egne servere. Det er kun Medietilsynet og leverandøren som har tilgang til opplysningene som samles inn her. Personopplysningene blir lagret på Medietilsynets servere og blir slettet innen 90 dager.

Dersom du har akseptert alternativet på nettstedet "Medietilsynet kan sende deg informasjon om liknende konferanser i framtiden", blir informasjon om ditt navn, din e-postadresse og eventuelt din arbeidsplass lagret på Medietilsynets servere, og det er kun kommunikasjonsavdelingen i Medietilsynet som har tilgang til den. Du kan når som helst be om å bli slettet fra listen ved å kontakte info@medietilsynet.no

Medietilsynet bruker informasjonskapsler på medietilsynet.no. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden skal fungere. Les mer om cookies som er i bruk på Medietilsynets nettsted i vår cookie-erklæring.

Innhenting av statistikk for Medietilsynet.no

Medietilsynet bruker Google Analytics for webanalyse og besøksstatistikk. Tjenesten benytter informasjonskapsler. Dette gir informasjon for å kunne analysere hvordan nettstedet brukes. Informasjonen blir behandlet på grunnlag av Googles retningslinjer for personvern. Medietilsynet benytter sporingskoden til Google Analytics, som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dette gjør at analyseverktøyet kan anslå brukerens geografiske plassering, men adressen kan ikke benyttes for å identifisere den enkelte bruker.

Saksbehandling, arkiv og henvendelser til Medietilsynet

Behandling av personopplysninger i forbindelse med Medietilsynets saksbehandling

Når Medietilsynet har saker til behandling, for eksempel søknader, klager, andre henvendelser eller fordi det er iverksatt et tilsyn, behandles kontaktinformasjon og eventuelt andre personopplysninger som er nødvendig for å ivareta virksomhetens oppgaver. Medietilsynet behandler personopplysninger for å løse lovpålagte oppgaver etter blant annet kringkastingsloven, bildeprogramloven, mediestøtteloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven. Dersom vi stiller spørsmål i en sak, får du informasjon om det foreligger en rettslig plikt til å gi opplysninger.

Opplysninger som er nødvendig for å behandle klagesaker, blir oversendt til Kultur- og likestillingsdepartementet eller Medieklagenemnda, som er Medietilsynets klageorgan.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e), som tillater Medietilsynet å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet.

Dersom henvendelsen inneholder - eller saksbehandlingen avdekker særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Om arkivlovgivningen, partsinnsyn og offentlighetslovgivningen

Som et offentlig organ har Medietilsynet plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. Korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles e-Innsyn. Dette betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig. E-innsyn er en åpen, offentlig søketjeneste der alle kan søke og bestille innsyn i dokumenter. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige, med mindre dokumentene kan unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt. Som hovedregel har partene i en sak innsynsrett i sakens dokumenter etter forvaltningsloven §§ 18 flg.

Etter arkivloven § 6 har Medietilsynet, som et offentlig organ, arkivplikt. Dette innebærer blant annet at saksdokumenter lagres i et arkiv på ubestemt tid. Arkivverket har ansvar for Medietilsynets arkiv.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som kommer frem av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen, innhenter Medietilsynet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ med hjemmel i forvaltningsloven § 17. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner i arkivet for beskyttelsesverdig informasjon, som for eksempel sensitive personopplysninger. En stiftelse oppbevarer Medietilsynets historiske arkiv.

Behandlingsgrunnlaget fremgår av personvernforordningen artikkel 6 nr.1 bokstav c, og behandling er nødvendig for å etterleve Medietilsynets rettslige forpliktelser. I tilfeller hvor behandlingen omfatter særlige kategorier personopplysninger, er det rettslige grunnlaget i tillegg artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

E-post og telefonhenvendelser

Medietilsynet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å utføre sine arbeidsoppgaver. Relevante opplysninger som kommer frem av telefonsamtaler og e-postkorrespondanse som er del av saksbehandlingen, blir journalført i Medietilsynets arkiv. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over. E-post som er mottatt blir slettet når de relevante opplysningene er arkivert og de ikke lenger er nødvendige for Medietilsynets daglige oppgaveløsning. Det gjøres oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og du oppfordres derfor til å ikke sende sensitive personopplysninger via e-post.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i e-poster er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som tillater Medietilsynet å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 57 og 58 og forvaltningsloven § 17. Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Alle utgående og inngående eposter scannes av spamfiltre for virus og skadevare for å sikre konfidensialiteten og tilgjengeligheten i Medietilsynets systemer som behandler personopplysninger.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Logg over innkommende samtaler til virksomhetens hovednummer lagres i 14 dager.

I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringeren kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

Behandlingsgrunnlaget for å lagre telefonloggen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f), som tillater å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov for presiseringer eller ytterligere informasjonsutveksling.

Andre behandlinger av personopplysninger

Påmelding til arrangementer

Påmelding til arrangementer kan gjøres på medietilsynet.no. Ved påmeldingen ber Medietilsynet om navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. Formålet med opplysningene er å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementer og utarbeide deltakerlister. Opplysningene lagres til arrangementet er avsluttet.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater Medietilsynet å behandle opplysninger som er nødvendige for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å gjennomføre arrangementer på en god måte.

Bestilling av veiledningsmateriell

På Medietilsynets nettside kan du bestille brosjyrer og liknende materiell ved å fylle ut blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Informasjonen blir lagret på Medietilsynets egne servere.

Personopplysninger som vi kommer inn ved bestillinger av veiledningsmateriell benyttes til å gjennomføre bestillingen. Innen 90 dager blir alle opplysningene bortsett fra antall og type virksomhet slettet. Disse opplysningene benyttes til å utarbeide statistikk og blir lagret på Medietilsynets egne servere.

Nyhetsbrev

Medietilsynet sender ut nyhetsbrev via e-post. De som ønsker å abonnere må registrere seg med navn, e-post og eventuelt informasjon om arbeidsplass/virksomhet via et påmeldingsskjema. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. E-postadressen slettes også dersom Medietilsynet får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet eller ved å kontakte info@medietilsynet.no.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker ditt samtykke påvirker ikke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Spørreundersøkelser

Medietilsynet benytter vanligvis bistand fra en ekstern tredjepart for å utforme spørreundersøkelser med det formål å sende ut og/eller innhente informasjon. Undersøkelser og andre virkemidler som benyttes til å innhente data, er opprettet av Medietilsynet. Medietilsynet sørger for at innsamlingen og behandlingen av eventuelle personopplysninger er i samsvar med gjeldende personvernlovgiving.

Jobbsøkere

Søker du jobb i Medietilsynet, er det behov for å behandle personopplysninger om deg for å kunne vurdere søknaden. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir i tilsendte dokumenter, blant annet i søknad, CV, vitnemål og attester. I mange tilfeller benytter Medietilsynet et rekrutteringsbyrå. Det er Medietilsynet som sørger for at innsamlingen og behandlingen er i samsvar med gjeldende personvernlovgiving.

For å vurdere dokumentasjonen, gjennomføre intervjuer og kontakte referanser, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Alle stillingssøknader blir journalført i Medietilsynets postjournal og lagres i virksomhetens arkiv.

Liste over besøkende og kamera i porttelefon

Besøkende hos Medietilsynet registreres digitalt. Opplysningene oppbevares i ett år etter besøket. Et kamera aktiveres når besøkende ringer på dørklokka og det vises et bilde i sanntid. Et stillbilde lagres for de 20 siste oppringningene.

Barne- og ungdomspanel

Medietilsynet benytter publikumspaneler for å få innspill og tilbakemeldinger i forbindelse med sitt arbeid på ulike områder. Barnepanelene rekrutteres fra skoler i lokalmiljøet og skriftlig samtykke hentes inn fra foresatte, eventuelt også fra barna. Samtykkeerklæringene lagres på Medietilsynets server. Samtykket kan når som helst trekkes tilbake. I filmbarnepanel tar Medietilsynet lydopptak av barna som slettes innen 14 dager. Personopplysningene om barna blir anonymisert i tilsynets saksbehandling. Navn og e-postadresse på deltakerne i panelet lagres i et internt register i Medietilsynet. Informasjonen deles ikke med andre og slettes når medlemmene går ut av panelet.

Medieoversikt

Medietilsynet har en oversikt over kontaktopplysninger til journalister. Behandlingsgrunnlaget for behandlingen av disse opplysningene er samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

Dine rettigheter

Alle har rett til informasjon om hvordan virksomheten behandler personopplysninger. Ved spørsmål om personvern, vil Medietilsynet som et utgangspunkt henvise til informasjonen som er gitt i denne erklæringen.

Du har rett til innsyn i alle opplysninger vi behandler om deg. Du har også krav på å få rettet eller supplert opplysninger som er feilaktige eller misvisende. I enkelte tilfeller har du også rett til å få opplysninger om deg slettet. I noen situasjoner kan du be om at Medietilsynet begrenser behandlingen av personopplysninger om deg.

Dersom Medietilsynet behandler opplysninger om deg på grunnlag av samtykke eller en avtale, kan du be om å få overført dine personopplysninger til deg selv eller en annen behandlingsansvarlig.

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en epost til post@medietilsynet.no eller til virksomhetens personvernombud på pvo@medietilsynet.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Medietilsynets behandling av personopplysninger kan påklages.

Medietilsynet, ved direktøren, har det overordnede ansvaret for at virksomhetens behandling av personopplysninger er i tråd med gjeldene personvernregulering. Avdelingsdirektørene har det daglige ansvaret for at kravene til personvern etterleves innenfor sine respektive ansvarsområder.

Personvernerklæringen er oppdatert per 1.05.23.